Dalam dunia usaha rintisan yang bergerak cepat, melindungi data sensitif sangat penting untuk menjaga kepercayaan dan memastikan kelangsungan bisnis. Praktik data yang buruk dapat membuat usaha rintisan Anda menghadapi risiko yang signifikan, termasuk kerugian finansial, kerusakan reputasi, dan konsekuensi hukum. Berikut ini adalah beberapa praktik data utama yang dapat membahayakan usaha rintisan Anda dan cara mengatasinya:
1. Kurangnya Keamanan Ponsel Pintar
Ponsel pintar merupakan perangkat penting untuk operasi bisnis modern, tetapi juga menimbulkan risiko keamanan yang signifikan jika tidak dikelola dengan baik. Sekitar 50% pengguna ponsel mengatakan bahwa ponsel mereka adalah sumber Internet utama, dan karyawan sering menggunakan ponsel pintar untuk mengakses email perusahaan, dokumen sensitif, dan sistem internal, sehingga menjadikan perangkat ini target yang menarik bagi penjahat dunia maya. Tanpa langkah-langkah keamanan yang kuat, ponsel pintar dapat menjadi titik masuk untuk pelanggaran data.
Untuk mengurangi risiko ini, terapkan solusi manajemen perangkat seluler (MDM) komprehensif yang menegakkan kebijakan keamanan, seperti persyaratan kata sandi yang kuat, enkripsi, dan kemampuan penghapusan data dari jarak jauh. Berikan edukasi kepada karyawan tentang pentingnya mengamankan perangkat mereka, dan dorong praktik seperti pembaruan perangkat lunak secara berkala dan hindari tautan atau unduhan yang mencurigakan. Selain itu, pertimbangkan untuk menggunakan jaringan privat virtual (VPN) untuk koneksi yang aman saat mengakses data perusahaan dari jarak jauh.
2. Pergantian Karyawan
Menurut Zippia, tingkat pergantian karyawan rata-rata di AS sekitar 18%. Pergantian karyawan yang tinggi dapat menimbulkan kerentanan dalam keamanan data perusahaan rintisan Anda jika tidak dikelola secara efektif. Ketika karyawan keluar, terutama dalam situasi yang kurang ideal, ada risiko akses tidak sah ke informasi sensitif atau pelanggaran data yang disengaja. Mantan karyawan mungkin masih memiliki akses ke sistem, berkas, atau informasi kepemilikan perusahaan jika akun dan izin mereka tidak segera dicabut.
Untuk mengatasi risiko ini, buatlah proses penghentian yang jelas yang mencakup penonaktifan hak akses segera dan pengambilan kembali perangkat yang dikeluarkan perusahaan. Tinjau dan perbarui izin akses pengguna secara berkala, dan terapkan kontrol akses berbasis peran untuk memastikan karyawan hanya memiliki akses ke informasi yang diperlukan untuk peran mereka. Menyimpan catatan akses karyawan secara menyeluruh dan mengaudit catatan ini secara berkala dapat membantu mengidentifikasi dan mengatasi potensi celah keamanan.
3. Berbagi File P2P
Berbagi berkas peer-to-peer (P2P) dikembangkan 25 tahun lalu dan dapat memudahkan pertukaran berkas berukuran besar, tetapi sering kali disertai risiko keamanan yang signifikan. Penggunaan jaringan P2P untuk berbagi data perusahaan dapat membuat perusahaan rintisan Anda rentan terhadap infeksi malware, akses tidak sah, dan kebocoran data. Jaringan ini umumnya kurang aman dan dapat dimanfaatkan oleh penyerang untuk menyusup ke sistem Anda.
Untuk mengurangi risiko yang terkait dengan berbagi file P2P, tetapkan kebijakan yang jelas yang membatasi atau melarang penggunaan metode berbagi file yang tidak sah. Sebaliknya, terapkan solusi berbagi file yang aman yang menawarkan enkripsi dan kontrol akses, seperti layanan penyimpanan cloud dengan fitur keamanan yang kuat. Pastikan bahwa karyawan dilatih tentang praktik berbagi file yang aman dan potensi bahaya dari penggunaan metode yang tidak disetujui.
4. Enkripsi Data Tidak Memadai
Enkripsi data merupakan praktik mendasar untuk melindungi informasi sensitif dari akses yang tidak sah. Gagal mengenkripsi data, baik saat dikirim maupun tidak, dapat membuat perusahaan rintisan Anda rentan terhadap pelanggaran dan pencurian data. Tanpa enkripsi, informasi bisnis dan pelanggan yang sensitif dapat dengan mudah dicegat atau diakses oleh pihak yang tidak berwenang.
Terapkan protokol enkripsi untuk semua data sensitif, termasuk email, berkas, dan komunikasi. Pastikan komunikasi internal dan eksternal dienkripsi untuk melindungi dari penyadapan dan penyadapan. Tinjau dan perbarui standar enkripsi secara berkala untuk mengimbangi ancaman keamanan yang terus berkembang dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan industri.
5. Praktik Pencadangan Data yang Buruk
Pencadangan data sangat penting untuk pemulihan jika terjadi kehilangan data akibat kegagalan perangkat keras, serangan siber, atau penghapusan tidak disengaja. Praktik pencadangan yang tidak memadai, seperti pencadangan yang jarang dilakukan atau kegagalan menyimpan cadangan dengan aman, dapat membahayakan kemampuan perusahaan rintisan Anda untuk memulihkan informasi penting.
Tetapkan strategi pencadangan yang kuat yang mencakup pencadangan otomatis dan teratur serta penyimpanan di luar lokasi untuk melindungi dari kehilangan data. Uji sistem pencadangan Anda secara berkala untuk memastikannya berfungsi dengan benar dan dapat dipulihkan dengan cepat jika terjadi keadaan darurat. Terapkan kontrol versi untuk memelihara beberapa salinan cadangan dan melindungi dari kerusakan data.
6. Kurangnya Pelatihan Karyawan
Karyawan sering kali menjadi garis pertahanan pertama terhadap pelanggaran data dan ancaman keamanan. Kegagalan memberikan pelatihan yang memadai tentang praktik terbaik keamanan data dapat mengakibatkan kesalahan ceroboh yang membuat perusahaan rintisan Anda berisiko. Karyawan perlu mewaspadai potensi ancaman, seperti serangan phishing dan rekayasa sosial, serta memahami cara menangani informasi sensitif dengan aman.
Berinvestasilah dalam pelatihan keamanan dan program kesadaran rutin untuk semua karyawan. Berikan panduan yang jelas tentang penanganan data, pengelolaan kata sandi, dan pelaporan aktivitas yang mencurigakan. Mendorong budaya kesadaran keamanan dapat membantu mengurangi risiko dan memberdayakan karyawan untuk bertindak sebagai penjaga proaktif data perusahaan rintisan Anda.
Menjaga keamanan data perusahaan rintisan Anda memerlukan perhatian cermat terhadap praktik keamanan di berbagai bidang, termasuk keamanan ponsel pintar, pergantian karyawan, dan metode berbagi file. Dengan menerapkan langkah-langkah keamanan yang kuat dan menumbuhkan budaya perlindungan data, Anda dapat mengurangi risiko pelanggaran data secara signifikan dan memastikan integritas operasi bisnis Anda.